Tipy pro vedení efektivní online porady

27. 10. 2020 Radek Drnovský

Vedení online porady může být náročnou výzvou i pro zkušené lídry. Připravili jsme pro vás několik tipů, jak udělat vaši online poradu efektivnější, kreativnější i příjemnější.

Najděte si klidné místo

Zvolte si klidné místo, kde vás po dobu porady nebude nikdo rušit. Zavřete se do konferenční místnosti nebo prázdného pokoje a upozorněte ostatní, že potřebujete klid na práci. Na dveře můžete umístit žádost o klid s upřesněním času, kdy budete opět k dispozici.

Tip pro experty: na dobu schůzky vypněte všechny zdroje elektronického vyrušování např. zvonění telefonu, notifikace na ploše počítače atp.

Používejte vyzkoušenou techniku a stabilní připojení k internetu

Kvalitní a spolehlivá technika je proto pro hladký průběh porady nezbytná. Nemusí však jít o nejdražší technické novinky. Online videokonferenci zvládne i několik let stará technika.

  • stabilně fungující počítač - mějte dostatek volného místa na harddisku a alespoň 8 GB operační paměti. Vypněte všechny aplikace, které k poradě nepotřebujete.
  • sluchátka a externí mikrofon - používejte je standardně. Budete lépe slyšet a bude vám bude lépe rozumět. Předejdete také častým technických problémů s akustickou vazbou. Pořiďte si něco kvalitnějšího než sluchátka od mobilu. Čistý zvuk je mnohem důležitější než obraz.
  • webkamera - určitě používejte kameru. Video mnohonásobně zvyšuje komunikační možnosti online setkání. Postačí integrovaná kamera počítače nebo jednoduchá externí kamera.
  • stabilní internetové připojení - pro rychlost bohatě stačí 10 MB downloadu a 2 MB uploadu. Zásadní je však stabilita připojení. Pokud spojení kolísá projeví se to výpadky obrazu i zvuku, a to velmi narušuje komunikaci. Pokud je to váš případ, objednejte si vyšší tarif nebo se přesuňte na místo s lepším připojením.

Tip pro experty: otestujte předem fungování vaší techniky a online místnosti s pomocí dalších zařízení jako tablet nebo mobil, kterými vytvoříte virtuální “účastníky” setkání.

Vyberte software pro online videokonference

S ohledem na omezený rozsah tohoto článku, se tématu vhodné aplikace pro pořádání online setkání budeme věnovat jen stručně.

V současné době (říjen 2020) patří mezi nejrozšířenější tyto videokonferenční aplikace:

  • ZOOM - nabízí velké množství funkcí podporujících online setkání.
  • Google meet - od společnosti Google, aplikace je součástí komplexního balíku nástrojů pro online spolupráci (Gmail, Google Kalendář, Google Dokumenty, Google Disk a další).
  • Microsoft Teams - od společnosti Microsoft, jde o součást balíku nástrojů pro online spolupráci (Microsoft Outlook, Microsoft 365, One Drive a další).

Uvedené aplikace lze používat zdarma. V neplacené verzi však mají omezení limitující jejich použití např. omezenou dobu setkání. V placené verzi jde o profesionální nástroje. Existuje také mnoho jednodušších aplikací, které mohou být pro menší skupiny dostatečné i v neplacené verzi. Mezi známé patří:

  • Whereby.com
  • Skype.com
  • Bluejeans.com

Výhodou je jednoduchost použití. Limitující naopak může být menší množství nástrojů nebo omezení počtu účastníků.

Tip pro experty: Pokud vás skutečně zajímá podrobné srovnání desítek aplikací, podívejte se na online tabulku ZDE.

Připravte předem program a podklady

Důkladná příprava průběhu porady vám ušetří mnoho starostí a času. Příprava by měla být o do důkladnější, pokud se jedná o nepravidelný meeting, pokud jde o důležité téma, nebo když se bude účastnit někdo, kdo nemá s účastí zkušenosti (nový člen, host, expert atp.).

Kromě testu techniky doporučujeme poslat předem:

  • pozvánku s termínem a odkazem pro připojení
  • agendu setkání (body programu)
  • všechny dokumenty, které budou účastníci potřebovat, pokud je nemají z konkrétních důvodů vidět až během schůzky

Tip pro experty: pro pravidelné porady vytvořte sdílené cloudové úložiště, kde váš tým najde vždy všechny podklady na jednom místě, ušetříte mnoho času dohledáváním informací.

Vytvořte a dodržujte pravidla

Udržte řád vaší porady a sepište si v týmu stručná základní pravidla vašich setkání. Nechte členy týmu, ať pravidla z větší části navrhnou sami. Facilitujte diskusi a na závěr můžete doplnit vaše návrhy. Po dohodě pravidla důsledně dodržujte.

Co mohou pravidla mimo jiné obsahovat:

  • dodržování času - začátku porady, návratů z přestávky, předem dohodnutého konce
  • používání kamery
  • naslouchání a vzájemný respekt
  • vypnutí zdrojů vyrušování (mobil, jiné aplikace)

Tip pro experty: nejdůležitější pravidla mohou být pevnou součástí každé vaší pozvánky na poradu.

Zapojte účastníky a udržujte pozornost

V průběhu online porady pro vás bude mnohem náročnější vnímat a udržet pozornost účastníků. Váš nepřítel číslo jedna je multitasking účastníků, tedy práce na něčem jiném. Účast na online poradě je také mnohem náročnější na pozornost a vede k dřívější únavě, než při živém setkání. Je to dáno nezvyklým formátem, menším množstvím komunikačních kanálů i nižší sociální interakcí. Účastníci tak ani nemusí dělat jiné věci a jejich pozornost brzy poklesne. Proto v případě delšího setkání zařaďte každých 90 minut alespoň 10 minut přestávky.

Pro udržení interakce zapojujte jednotlivé účastníky i celou skupinu např. těmito způsoby:

  • pokládejte otázky na návrhy, řešení nebo zpětnou vazbu
  • sdílejte skupině bílou tabuli (white board), na kterou společně zapíší svoje nápady
  • sdílejte skupině tabuli s lístky na poznámky např. Jamboard od Google, na které zapíší svoje nápady, případně mohou zapsané poznámky seskupit nebo uspořádat
  • požádejte účastníky ať pomocí “palcování” na kameru vyjádří svůj názor - palec nahoru “pro”, palec dolů “proti”, palec vodorovně “neutrální”
  • naučte účastníky další gesta na kameru, kterými mohou rychle komunikovat - palec nahoru “s tímhle souhlasím”, zdvižená ruka “žádám o slovo”, nesouhlasné mávání “neslyším/něco nefunguje” atp.

Tip pro experty: rozdělte účastníky do menších skupin a nechejte je část porady pracovat v těchto skupinách, následně sdílejte výsledky. Oddělení skupin umožňuje jednoduše aplikace ZOOM. V jiných aplikacích můžete vytvořit více konferenčních místností.

Chcete si vše zkusit prakticky? Přihlaste se na Online trénink - Facilitace online setkání a získáte 6 hodin praktického tréninku pod vedením zkušeného lektora.
Podrobnosti o kurzu


Vyvažujte sníženou sociální interakci

Živé setkání nám umožňuje více forem a úrovní komunikace. Neformální povídání o přestávce u kávy pomáhá k rozvíjení vztahů, prohlubování důvěry a porozumění. Při online poradě můžeme tento sociální rozměr a jeho přínosy postrádat. Proto doporučujeme jej důsledně vyvažovat. Může vám k tomu pomoci méně formální přístup, povídání s účastníky při čekání před začátkem porady, ohleduplné sdílení emocí a pocitů nebo uspořádání ryze nepracovního setkání (online pivo, online sledování filmu, online společenská hra atp.).

Tip pro experty: motivujte účastníky k používání kamer. Sníží to jejich multitasking a zvýší jejich pozornost i mezilidskou interakci. Vysvětlete přínosy kamer pro komunikaci.

Buďte připraveni na experimentování a neúspěchy

S ohledem na rozsah článku není výčet uvedených tipů zdaleka konečný. Zajímejte se o další a zkoušejte s nimi experimentovat. Jako ve všem, budete svůj osobní přístup k vedení online porad rozvíjet postupně. Zcela jistě se vám občas i něco nepovede. Věřte, že se to stává i největším expertům. Přeji vám úspěšné vedení vašich online týmů a hodně radosti z věcí, které se vám přitom podaří.

Byl pro vás článek užitečný? Sledujte jednoduše další - přihlaste si Edutica newsletter. Sdílejte článek ve své sociální síti kliknutím na ikony na konci článku.
Newsletter

Získejte naše know how a dárek na uvítanou

Přihlaste se k odběru newsletteru a získejte mini E-book s tipy pro úspěšný online meeting. Jednou měsíčně s vámi sdílíme své know-how ve formě článků, videí či infografik z oblasti facilitace a komunikace a informujeme o chystaných novinkách a cenových akcích. Odběr je možné kdykoliv zrušit.

Kurzy na zakázku