Zvyšte svoji efektivitu. Několikanásobně

19. 03. 2015 Radek Drnovský
efektivita a produktivita

Neustále se setkávám se záměnou dvou základních pojmů v oblasti organizace lidské činnosti. Jsou to pojmy produktivita a efektivita. Existuje nespočet slovníkových a dokonce matematických definic těchto pojmů, které jsou však často protichůdné, nejednoznačné nebo zavádějící.

V dnešním článku chci představit univerzální pohled na obsah těchto pojmů, ve kterém budou zcela jednoznačně odlišeny. Současně ukážeme, že většina lidí je v dnešní době docela slušně produktivní, ale jejich efektivita je velmi nízká.
 
Mnoho lidí pokládá obě slova za synonyma a vysvětluje je nejčastěji jako „udělat víc, za méně času. Pokud chceme pochopit a využít potenciál, který skrývají, pojďme naopak jejich obsah zcela jednoznačně odlišit. Udělejme to postupně na několika příkladech.
 

Kvantita versus kvalita

 
Produktivita je spojena se slovesem produkovat tj. vytvářet nějaký produkt - výrobek či službu. Pokud jsme produktivní pečeme dorty, stavíme domy, píšeme články nebo třeba kódujeme software. Čím více jsme produktivní, tím více toho za jednotku času vytvoříme. Jiné slovo spojené s produktivitou tak může být KVANTITA.
 
Pokud dělník za den vyrobí nejdříve 10 výrobků a poté zvýší výrobu na 20 výrobků za den, stal se 2x produktivnější. Efektivitu sem zatím nepleťme. Pokud dokážeme věci udělat rychleji, což je totéž jako udělat jich ve stejné době více, považujme to za zvýšení naší produktivity.
 
Efektivitu můžeme také spojit s jiným slovem a tím je KVALITA. Pokud jednáme efektivně, znamená to, že přinášíme vyšší kvalitu (dopad, hodnotu) výsledků naší činnosti.
 
Představme si, že dělník z našeho příkladu nyní nevyrobí 20 výrobků za den, ale pouze jediný, řádově však mnohem kvalitnější. Například místo 20 ks nekvalitních hodinek s životností 6 měsíců vyrobí jedny kvalitní hodinky s životností několik desítek let. Místo, abychom za den udělali hodně málo významných věcí, uděláme jich méně, za to však mnohonásobně významnější.
 

Rozdíl mezi PROČ a JAK

 
Pokud se zabýváme svojí produktivitou, hledáme odpovědi na otázku „JAK“ a zaměřujeme svoji pozornost na PROCES tj. jak to udělat. Pokud se však chceme zabývat efektivitou, hledáme odpověď na otázku „PROČ“ a klademe pozornost na ÚČEL a SMYSL.
 
Pokud jsme produktivní „děláme věci správně“, ale pokud jsme efektivní, „děláme správné věci“. A v tom je docela zásadní rozdíl. Zároveň je zřejmé, že se potřebujeme zabývat oběma. Dělat věci správně totiž nestačí, pokud jsou to špatné věci a dělat správné věci také nestačí, pokud je děláme špatně.
 

Vztah k energii a pozornosti

 
Při jakékoliv naší činnosti spotřebováváme své dva základní zdroje - energii a pozornost. Tyto dva zdroje jsou projevem našich dvou základních nástrojů těla a mysli (více v článku zde). Při činnosti spotřebováváme naši energii, kterou tak přeměňujeme do výsledků činnosti. Jsme-li více produktivní, spotřebujeme k dosažení výsledku stejné množství energie, jen ji dokážeme lépe zkoncentrovat, a tím ušetříme svoji pozornost. Naopak zvyšování efektivity vyžaduje naší pozornosti. Jsme-li efektivní spotřebováváme hodně pozornosti, ale v důsledku tím ušetříme svoji energii.
 

Zvyšujte svoji efektivitu

 
Snažím se ukázat, proč je užitečné obsah pojmů produktivita a efektivita vnímat odlišně. Pokud to dokážeme, můžeme je důsledněji zlepšovat.
 
Pokud patříte k lidem, kteří často věnují pozornost otázce „jak to budu dělat“, patrně se vám daří produkovat více výsledků za méně času. Pouhé zvyšování produktivity spotřebovává více a více vaší energie. A ta je vzácná a máte jí pouze omezené množství. Než vám úplně dojde, odpovězte si občas na otázku: PROČ?