5 nejčastějších problémů při používání GTD

10. 03. 2015 Radek Drnovský
produktivita a GTD

V dnešním článku blíže představím pět nejčastějších problémů, se kterými se můžete setkat, při používání timemanagementového systému GTD (Getting things done) a současně jejich řešení s pomocí stále více populárního přístupu Zen To Done (ZTD). Hned v úvodu chci upozornit, že GTD je komplexní systém, který funguje a nepotřebuje žádné modifikace. Každý z nás je však odlišný a v tomto článku naleznete možnosti, jak lze GTD lépe přizpůsobit různým individuálním potřebám.

1) Zavedení GTD vyžaduje současnou změnu velkého počtu našich silných návyků

 
To je nejčastější důvod, pro lidé od používání GTD upouštějí. Je to mnoho změn, které se neúspěšně pokoušejí zavést současně. Přitom při změně jakýchkoliv návyků je důležité soustředit se v jednom čase pouze na jeden. To zaručuje mnohem větší pravděpodobnost našeho úspěchu.
 
Řešení: ZTD se soustředí v jedné chvíli pouze na jeden návyk. Nemusíte zavádět celý systém najednou - je příliš náročné a těžké soustředit se na změnu návyků, pokud jich je mnoho. V ZTD se soustředíte na změnu pouze jednoho a zavádíte systém postupně. Můžete tak lépe využít osvědčené postupy pro změnu návyků (závazek, odměna, motivační prvky atd.).
 

2) GTD se málo soustředí na reálné udělání (dokončení) věcí

 
Přestože se systém jmenuje Getting things done - „Jak dovést věci do konce“, to na co se systém nejvíce soustředí je „Jak dovést věci do evidence“. GTD se soustředí mnohem více na fáze sběru a organizování úkolů, než na jejich skutečné udělání.
 
Řešení: ZTD se více soustředí na dělání věcí - nabízí konkrétní postupy, jak reálně dokončit vaše úkoly jednoduchým způsobem a bez stresu.
 

3) GTD je pro mnoho lidí málo strukturované

 
Toto může být na jednu stranu úžasná výhoda - malé množství struktury a bezprostřední rozhodování o tom, co právě budeme dělat - pro spoustu lidí to však naopak může být zavádějící a nepříjemné. Různým lidem vyhovují různé způsoby práce a někdo potřebuje mít svůj den více naplánovaný.
 
Řešení: ZTD nabízí hned několik návyků, které tento problém řeší: plánování tří hlavních úkolů dne, plánování velkých týdenních úkolů a vytváření denních a týdenních rutin. Tyto návyky, stejně jako všechny návyky v ZTD jsou volitelné. Pokud vám nebudou vyhovovat, nemusíte je používat. Mnoha lidem se však mohou hodit.
 

4) GTD se pokouší udělat všechno, což vás nakonec stresuje

 
GTD nijak neomezuje požadavky, které se na vás hrnou. To opět může být vnímáno jako jeho výhod. Problém však nastává ve chvíli, kdy všechny tyto požadavky sepíšeme na svůj seznam úkolů a skončíme naprostým zahlcením. Tohle není problém GTD, ale spíš toho, jak GTD aplikujeme. Nicméně je potřeba to řešit.
 
Řešení: ZTD se soustředí na zjednodušování. Berete si pouze tolik úkolů, abyste se mohli soustředit na jejich dokončení a mohli je udělat pořádně.
 

5) GTD se málo soustředí na vaše cíle

 
Záměrně se soustředí na jednotlivé každodenní úkoly a jejich propojení na dlouhodobé cíle řeší jen povrchně. Výsledkem toho je, že GTD se mnohem víc soustředí na dělání čehokoliv, co se vyskytne než na to, co je důležité.
 
Řešení: ZTD vás přiměje zamyslet se nad tím, které úkoly jsou důležité pro celý týden i pro jeden den. Zaměřuje na vyhodnocení vašich cílů každý týden, což je způsob, jak je mít neustále na paměti. GTD tento přístup také částečně obsahuje, ale ZTD je v tom důslednější.
 
Na závěr opakuji, že GTD je skvělý systém, který výborně funguje. ZTD však pomáhá překonat nejčastější problémy, které se při používání GTD vyskytují a přizpůsobit jeho použití pro reálný život.
 
Zdroj: Leo Babauta, zenhabits.net